第三回IAIR学術大会10/28.29

「小手先の技では解決しません!」【POSお仕事サポーター】(11)

FROM:IAIR関東支部代表 齋藤 信

 

みなさん、こんにちは。

土曜日のコラム、POSお仕事サポーター!

国際統合リハビリテーション協会の

セラピストコーチ齋藤信でございます。

 

 

前回は急性期で働くちーば先生のご質問にお返事をした、

地域包括ケアシステムにまつわる話でした。

(前回の内容:http://iirakanto.jp/?p=330 

 

 

 

さて、今回は

以前、マネジメントセミナーにご参加いただいたW先生から

こんな相談をいただきました。

 

∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞

1:(業務)全体を把握する方法があれば知りたいです。

2:仕事の流れを効率よく分担する方法が知りたいです。

3:マニュアルの分類方法が知りたいです。更新のタイミングを知りたいです。

(マニュアルがナンバリングされてて追加の時が大変です)

∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞∞

 

おおっと!

なんだか最近、相談や質問の内容が、
ガッツリコーチング料をいただきたいくらいの
ボリュームになってきましたね。

 

ですが、週に1回、順番での回答ですから、
まあ、いいでしょう。

 

では、みっつとも、結論から話します。

 

1:マニュアルがあればマニュアルを見る。
なければ独自マニュアルを作る!

2:業務分析をし、目的と責任者の確認をする。

3:分類は色と番号で整理!
更新は3・1・3・6のタイミングで!

 

コレです。

 

お仕事の効率化

3つともそれぞれ説明しましょう。

 

 

1:マニュアルがあればマニュアルを見る。
なければ独自マニュアルを作る!

 

業務全体を把握するためのあるのがマニュアル、
と僕は考えています。

読めば全体の状況が把握でき、その後個別の業務の
各論に移る。

そういった書き方がされているマニュアルがあると、
非常に分かりやすいでしょうね。

 

で、す、が……

 

こういった相談をしてくるくらいですから、
おそらくマニュアルが無いか、うまく機能していない、
あるいは部分のみで全体が把握できない、
ということなのでしょう。

 

そういった場合には、もう仕方ありません。
個人でマニュアルを作っちゃいましょう。

 

個人でマニュアルを作るメリットは、

・自分の仕事が見える化する
・他の人に自分がしている業務を説明できる
・他の業務とのつながりを考えられるようになる

といったことです。

 

 

マニュアルが機能していない職場は、
言い方が悪いですが、無法地帯です。
全員が暗黙の了解で好き勝手やっている状況です。

 

そんななかでは、職場の状況が見えないのは仕方ありません。

 

自分自身の仕事のしやすさのために、
自分用のマニュアルを作ってしまいましょう。

 

裏の目的は2つ。

・自分のマニュアルを将来的に職場のマニュアルにする。
(自分が指導した後輩にそのマニュアルを使わせれば仲間が少しずつ増えます)
・その職場を辞めても、他の職場で仕事が応用できるようになる。

とまあ、こんな感じですね。

 

 

2:業務分析をし、目的と責任者の確認をする。

仕事の流れを効率よく分担するには、
まずお互いが仕事についてどう考えているのかを共有することです。

 

それが難しいんだよ、と言われてしまいますが、
それ無しでは話は進みません。

 

会社や部署の目的があって、その目的に到達する為の目標があり、
その目標を達成する為に皆さんは仕事をしているんですよね。

 

まず目的・目標を共有する。

そのうえで、業務を分析し、仕事の流れを全員で共有。

ここまできて、はじめて職員それぞれが自らの仕事に対して、
責任をもって行動できるようになります。

 

個々人の意見や業務に相違があるのでは、
いくら分担を効率的にしたいと伝えたところで、
相手が動いてくれません。

 

葉っぱの色を緑色に塗っても、
根っこに水をあげなければ変わりませんよね。

 

 

3:分類は色と番号で整理!
更新は3・1・3・6のタイミングで!

 

これは1、2の回答と違って具体的な手段でお答えできます。

マニュアルの分類ではナンバリングされてて追加が大変とのことでしたね。

ナンバリング……良い方法なんですが、数字の付け方次第で
確かに大変になります。

 

ですので、僕が実践しているのは、4桁&10単位で分類です。

 

どういうことかと言えば、業務なんて後々増減するのは
分かりきっていることですから、最初に余地なくカッチリ作ること自体
NGです。

 

なので、ナンバリングするときは、

 

00 ●●部門業務マニュアル総論
00-10 ○○
00-20 ▲▲
00-30 □□

10 ○○について
10-10 あいうえお
10-20 さしすせそ

 

といった作り方をします。

で、途中で加えたくなったときにはこうするんです。

 

10 ○○について
10-10 あいうえお
    10-15 かきくけこ
10-20 さしすせそ

 

こうすることで、前後に余地を作りつつも追加が可能になります。

 

 

他にも、ファイリングして現場にマニュアルを置くのでしょうから、
ファイルの色とラベルの色にルールを作ることで必要なファイルをすぐ
手に取ることが出来るようになります。

 

以前いた病院では、黄色のファイルと言ったら委員会。
ラベルの色は、橙が褥瘡、赤がリスク、水が感染……

といった具合にしていました。

 

こうすると、自分の委員会がリスクなら、《黄色ファイルの赤ラベル》になるので、
文字を読まずに手に取れる。
担当以外でもしまう場所が分かるので、整理しやすくなります。

 

これをしただけで、委員会前にファイルを探していた時間が5分以上減らせました。

 

さて、あとは更新のタイミングですが……3・1・3・6のタイミング!

 

3週間、1・3・6ヶ月目で見直しです。

 

これは患者さんの長期評価のタイミングと変わりないですよ。

 

3週間は21日ですので、脳が学習したことを習慣化する為に
かかる時間と同じ日数です。

この3週間を最初の評価期間として僕は設定しています。

 

その後、微調整をした内容で1ヶ月実践、問題なければ3ヶ月、
6ヶ月と期間を伸ばし、最終的には年1回&業務体系が大きく変更する
タイミングで適宜更新することになります。

 

いずれにせよ、定期的な評価と、イレギュラーが発生したタイミングの
二つで行っていると思ってくださいね。

 

と、流石に長文になりました。

 

もう、メルマガっていうレベルの文量じゃないですね。

 

 

W先生の助けになれば幸いです。

 

 

ということで、

今回はここまで!

 

にしたいのですが、少し僕の悩みも聞いてください。

 

毎回思うのですが……

お仕事のサポートとして色々とお話させていただくと、
今の医療施設、福祉施設の経営システムの粗ばかりが見えてきます。

 

根本的な部分での改善をしなければどうにもならないのに、
経営陣や管理職が変化を望まない。

 

意識の高い療法士や末端のスタッフが疲弊していくばかり。

 

本当に、根っこからどうにかする手立てを考えなければ……

 

耳の痛い話をさせてもらえば、
仕事って、

《魔法の杖や魔法の薬で一気に解決!》

なんて絶対にありません!!

 

一つ一つ地味なことの積み重ねが、
最高の会社を作ると言う真実から
目を背けてはいけません。

 

小手先のテクニックを追いかけても、
結局は根本的な原因を追及しなければ意味が無いんです。

 

僕の語る内容は、
今すぐどうにかできるテクニックではなく、
時間をかけて長期的に生き残れる組織や
人材を育成する内容ばかりになりがちです。

 

自分でもわかっちゃいるのですが、どうにも僕は不器用なようです。

 

僕がお伝えできることはどんどんお伝えします。

 

その分、上手くいったこと、
上手くいかなかったことを、
是非、聞かせてほしいです。

 

最後は僕の悩みを皆さんに聞いてもらったカタチになりましたね。

 

臨床現場を変えていきたい、
という想いを実現するため、
みなさん、一緒に沢山悩みましょう!

 

 

関東代表齋藤信03

IAIR関東支部代表 齋藤 信 

 

 

追伸 1

今回も業務分析の話題が出ましたね。

テクニックを過去のIRA-Radioで紹介しています。

http://otjyuku.net/immt/?page_id=70

 

 

追伸 2

少し今のQ&A形式に悩んでます。

近く、一旦この相談を休憩するかもしれません。

《GM齋藤に直接質問できるフォーム》

https://1lejend.com/stepmail/kd.php?no=EvhAhlIRnM

 

 

追伸 3

今、業務マニュアルを作るワークショップを検討中です。

ですが、正直言って悩んでます。

管理職の人が参加したり、部署単位で参加してもらわなければ、

絵に描いた餅を持って帰ることになりかねませんからね。

むむむ~。。。

 

 

 

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ABOUTこの記事をかいた人

精神科にて13年勤務し、心身へのアプローチ法を習得、実践して来た。 IAIR顧問の仲村に師事。認定アドバンスインストラクターとなる。 2013年に独立し、精神科作業療法士に自信を取り戻してもらう事を目的に、齋藤の行ってきた作業療法の構成法や身体アプローチ法を伝える講習会活動を本格的に開始。年間のべ1000人以上の療法士に教鞭をふるう。 より科学的なエビデンスをアクティビティに取り入れるため、セロトニン研究の第一人者東邦大学名誉教授有田秀穂医師、脳と学習の世界的権威トニーブザン氏らに師事。精神科で行われている作業療法やレクリエーション、集団セッションの可能性が大きく広がる。